E-Mail versenden (Nachverarbeitung)
Nach einem Anruf kann dein Assistent automatisch E-Mails versenden — z.B. eine Zusammenfassung an dein Team, eine Bestätigung an den Anrufer oder eine Benachrichtigung an eine bestimmte Abteilung.
Funktionsweise
- Der Anruf wird beendet
- NovaVoca wertet die definierten Bedingungen aus
- Variablen werden mit den extrahierten Daten gefüllt
- Die E-Mail wird an den konfigurierten Empfänger gesendet
E-Mail-Aktion erstellen
Nachverarbeitung öffnen
Öffne deinen Assistenten und navigiere zum Reiter Nachverarbeitung.
E-Mail-Aktion hinzufügen
Klicke auf Aktion hinzufügen → E-Mail versenden.
Empfänger konfigurieren
Wähle den Empfängertyp:
- Feste E-Mail-Adresse — z.B. info@firma.de
- Aus extrahierter Variable — z.B.
{{email}}, wenn der Anrufer seine E-Mail genannt hat - Automatisch aus Gespräch — NovaVoca erkennt die E-Mail-Adresse aus dem Gesprächsverlauf
Betreff und Inhalt verfassen
Nutze den Rich-Text-Editor für den E-Mail-Inhalt:
- Formatierung: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Überschriften, Listen
- Variablen: Füge über den Variablen-Picker dynamische Daten ein
Bedingungen definieren (optional)
Definiere, wann die E-Mail gesendet werden soll (z.B. „Nur wenn ein Termin vereinbart wurde").
Absender konfigurieren
Passe den Absendernamen und die Absender-E-Mail an.
Verfügbare Variablen
Füge dynamische Daten in Betreff und Inhalt ein:
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
{{name}} | Name des Anrufers |
{{email}} | E-Mail-Adresse des Anrufers |
{{phone}} | Telefonnummer des Anrufers |
{{appointment_date}} | Vereinbarter Termin |
{{reason}} | Anliegen des Anrufers |
{{caller_number}} | Rufnummer des Anrufers (technisch) |
{{callee_number}} | Angerufene Nummer |
{{summary}} | KI-generierte Zusammenfassung des Gesprächs |
Variablen werden nur gefüllt, wenn die entsprechenden Daten im Gespräch erfasst wurden. Nicht erfasste Variablen bleiben leer.
Bedingungen
Bedingungen werden von der KI ausgewertet. Schreibe sie in natürlicher Sprache:
- „Nur wenn ein Termin vereinbart wurde"
- „Nur wenn der Anrufer eine E-Mail-Adresse genannt hat"
- „Nur wenn das Anliegen als dringend eingestuft wurde"
- „Immer" (keine Bedingung)
Absender konfigurieren
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Absendername | Der angezeigte Name | „Praxis Dr. Müller" |
| Absender-E-Mail | Die Absender-Adresse | noreply@novavoca.com |
Mehrere E-Mail-Aktionen
Du kannst pro Assistent mehrere E-Mail-Aktionen einrichten — z.B.:
- Eine Zusammenfassung an dein internes Team (immer)
- Eine Bestätigung an den Anrufer (nur wenn Termin gebucht)
- Eine Eskalation an die Geschäftsführung (nur bei dringenden Anliegen)
Test-Mail senden
Klicke auf Test-Mail senden, um eine Vorschau mit Beispieldaten an deine E-Mail-Adresse zu erhalten. So überprüfst du Formatierung und Variablen-Ersetzung.
Teste die E-Mail-Aktion immer mit einem echten Testanruf, um sicherzustellen, dass alle Variablen korrekt gefüllt werden.